La fotografia di SIPLO: la situazione attuale
La Società Italiana Psicologia del Lavoro e dell’Organizzazione ha identificato come l’attuale situazione ha un impatto sulla società e sulle strutture produttive, principalmente in termini economici e sociali (Rapporto Eurofound, 2020).

Questi cambiamenti sono all’interno di un processo di trasformazione già in atto per molti settori, ivi compreso quello del trasporto ferroviario con forti ricadute conseguenti all’ampliamento dell’uso delle tecnologie.

Si pensi ad esempio a l’Internet delle cose che mette in comunicazione oggetti diversi della realtà quotidiana in sistemi informatici per lo scambio di dati, all’intelligenza artificiale che permette di utilizzare macchine con capacità decisionali, all’automatizzazione e all’utilizzo dei robot collaborativi in lavori di routine o di maggior rischio, alle nuove comunicazioni di Quinta Generazione portatrici di una maggior capacità di trasmissione dati e di collegamenti. Queste innovazioni spingono a modificare i modi e i tempi di produzione ed influiscono sulle stesse modalità di relazione tra le persone nei luoghi di lavoro.

Un tema che si pone alle Organizzazioni è quello di far fronte ai cambiamenti, mantenendo anche l’attenzione alla tutela della salute e sicurezza. Per questo ci sembra interessante presentare il Modello SIPLO sull’accompagnamento nei processi di cambiamento per la sua applicabilità anche all’interno dell’area relativa al Fattore umano nei sistemi di gestione della sicurezza.

Modello che operativamente si avvale di check list dedicate e di un supporto per la valutazione delle risultanze. Il vantaggio sia per i lavoratori che per il management risulta nel poter mitigare i fenomeni di stress e disagio psichico negli ambienti di lavoro durante le trasformazioni, di cui sono note le possibili ricadute negative in termini di aumento dei costi per incidenti legati alla minor sicurezza, malattie, comportamenti controproduttivi e contenziosi.

Pertanto risulta utile integrare la progettazione del processo di cambiamento, monitorarne gli effetti, avere indicazioni sulle eventuali difficoltà emergenti al fine di introdurre misure migliorative.

Il modello SIPLO
Il documento è “Benessere individuale e organizzativo nei processi di cambiamento. Modello e strumenti di interventi” pubblicato dalla SIPLO (Il documento è scaricabile a questo link).

Vediamone gli aspetti principali presi in considerazione per accompagnare un cambiamento organizzativo: i Fattori per la valutazione del cambiamento (da considerare inizialmente in fase di progettazione), declinati nelle aree Dimensioni, Procedure e Legittimità, e i suoi Effetti lavorativi (indicatori di situazioni di malessere) negli ambiti Psicosociali e Individuali che a loro volta influiscono sulla Salute organizzativa della struttura produttiva.

Le Dimensioni del cambiamento descrivono le modifiche organizzative intervenute in relazione agli obblighi di tutela della salute richiesti nelle fasi della pandemia; queste sono anche in relazione al settore produttivo di appartenenza dell’azienda. Le Procedure del cambiamento individuano i piani di comunicazione, informazione, formazione attivati e i criteri adottati per l’individuazione del personale coinvolto nelle modifiche di compiti/modalità/sedi di lavoro.

La Legittimità del cambiamento propone una verifica di congruenza tra le Procedure del cambiamento e le Dimensioni del cambiamento attuato; questa verifica deve considerare la sostenibilità dello stesso con le necessità della produzione. Se un’azienda tiene conto di queste tre aree si può supporre che stia guidando, in una prospettiva di adattamento consapevole, il proprio cambiamento con attenzione alla salute e sicurezza dei collaboratori.

Successivamente si potrà verificare, attraverso il monitoraggio sugli effetti del cambiamento, in particolare attraverso, gli indicatori di Salute organizzativa, Psicosociale e Individuale, l’andamento del processo. Questi ultimi descrivono condizioni di mancato adattamento al processo di cambiamento organizzativo nel tempo.

Inoltre, per completezza, vengono anche considerati i Fattori di Mediazione e Antecedenti che favoriscono l’attuazione delle procedure e la legittimità del cambiamento. Sono condizioni importanti nella relazione tra l’organizzazione e il lavoratore e, se non sono già elementi della gestione del personale, diventano punti di attenzione e misure correttive efficaci.

La procedura fornisce indicatori chiari ed è utilizzabile sia in fase di progettazione del cambiamento per individuare le variabili che si pongono come Fattori organizzativi già presenti, sia per intervenire sugli stessi quando si prendono in considerazione gli Effetti del cambiamento in modo da potersi integrare facilmente, a seconda delle necessità, nel più ampio sistema di gestione della sicurezza nel trasporto ferroviario.

Il modello SIPLO: gli allegati
Il Modello concettuale è integrato dagli allegati che lo rendono operativo e ne facilitano l’applicazione attraverso check list sempre di uso gratuito e scaricabili dallo stesso sito di pubblicazione, queste ultime operano su foglio Excel.

La compilazione della check list mediante l’utilizzo del file Excel permette di individuare le aree in cui è necessario porre maggior attenzione. I colori rosso, giallo e verde guidano il valutatore nell’analisi e indicano quali aspetti devono essere approfondi.

Nell’esempio sotto riportato, relativo alle dimensioni del cambiamento, l’interruzione parziale o totale dell’attività lavorativa risulta essere un fattore che può aver determinato una riorganizzazione lavorativa. I dati della forza lavoro del primo e del secondo semestre del 2020 evidenziano una diminuzione del personale, dovuta al mancato rinnovo dei lavoratori a tempo determinato.

Nella tabella appare un alert che invita ad approfondire tale aspetto, verificando le cause della variazione: ad esempio ci può essere la presenza di lavoro stagionale, rimodulazione della produttività aziendale, cessazione di alcune attività.

Già in questa fare risulta fondamentale la collaborazione con le diverse figure aziendali, come il datore di lavoro, i dirigenti, il responsabile HR o altri per capire se oltre alla variazione del numero di lavoratori vi è stata rimodulazione dei carichi di lavoro o se invece la produttività aziendale è aumentata influendo negativamente sull’organizzazione del lavoro.

Un simile approfondimento è richiesto per l’aumento dei lavoratori in CIG. Per quanto riguarda i lavoratori in Smart working vi deve essere un’analisi delle modalità organizzative con cui è stato gestita questa nuova modalità lavorativa: è la prima volta che l’azienda fa ricorso allo Smart working?

Ai lavoratori sono state fornite procedure, mezzi ed obiettivi? Altri fattori valutati sono il numero di positivi al virus Sars-Cov-2, l’applicazione dei protocolli del Covid-19 per la tutela della salute e sicurezza sul lavoro, la gestione dei rientri a seguito della malattia, la presenza di un sostegno psicologico all’interno dell’azienda, la gestione di eventuali lavoratori fragili. Valutare le dimensioni del cambiamento significa valutarne l’ampiezza individuando eventuali criticità.

Le procedure indicano le modalità operative con cui l’azienda ha gestito il cambiamento, quindi si prendono in analisi diversi fattori: i flussi informativi aziendali, eventuali difficoltà nella comunicazione, le modalità di coinvolgimento dei lavoratori, la presenza di uno o più referenti aziendali che hanno accompagnato il cambiamento e la loro formazione. 

Ad esempio, nel caso aziendale riportato, non vi è stato un coinvolgimento dei lavoratori ed è mancata una formazione dei lavoratori stessi alle modifiche delle attività lavorative. Valutando la legittimità del cambiamento risulta che l’introduzione di nuove procedure con il coinvolgimento dei soli responsabili e la mancata formazione dei lavoratori ha determinato delle problematiche organizzative evidenziate anche dal numero di proteste formalizzate dei lavoratori.

Per questo motivo valutare la legittimità del cambiamento significa: verificare le modalità con cui è stata gestita l’informazione dei lavoratori, specificare la tipologia dei cambiamenti indicando i lavoratori o reparti che sono stati maggiormente interessati, approfondire le cause del calo di produttività, coinvolgere i lavoratori per capire le motivazioni delle proteste formalizzate.

Gli effetti sull’organizzazione sono dati oggettivi dell’ultimo triennio indicatori di eventuali criticità nella gestione del cambiamento organizzativo. Nell’esempio riportato il 2020 è caratterizzato da un aumento delle assenze dal lavoro, dei procedimenti disciplinari, delle segnalazioni e delle non conformità.

Da un’analisi preliminare dei dati risulta subito evidente una situazione di criticità, ma è necessario un approfondimento per mettere in campo azioni di mitigazione o miglioramento. Nel caso specifico presentato risulta necessario verificare i procedimenti disciplinari, se collegati ad una violazione del regolamento aziendale, del codice etico o di regole della qualità aziendale. Per questo ultimo punto è fondamentare definire le cause delle non conformità, se dipendono da aspetti tecnici, organizzativi, o da errori umani.

I dati degli effetti sull’organizzazione non devono essere utilizzati solamente a seguito di un cambiamento organizzativo, ma possono essere strumenti di monitoraggio durante il cambiamento stesso. L’utilizzo della check list permette di avere una fotografia di come l’organizzazione ha gestito il cambiamento per valutarlo in un’ottica di benessere. Questo significa poter utilizzare anche strumenti di approfondimento collettivi ed individuali che permettano di studiare le relazioni tra individuo, ambiente e organizzazione e quindi migliorare anche l’efficacia della gestione della sicurezza.

Il modello SIPLO: considerazioni finali.
I cambiamenti che le imprese affrontato, anche nel settore del trasporto ferroviario, implicano sempre più una vision in termini di innovazione, di collaborazione tra ambiti disciplinari diversi, di riprogettazione delle attività valutandone l’impatto sia per i processi che su le persone; per questo cresce l’attenzione al Fattore umano, all’interno del sistema di valutazione dei rischi per la sicurezza.

In questo quadro la peculiarità del Modello SIPLO è quella di poter rappresentare un aggiornato ed effettivo ausilio pratico, permettendo di oggettivare gli indicatori per poter prevenire o successivamente intervenire sugli aspetti psicosociali ai cui viene esposto il personale nei processi di trasformazione organizzativa.

Tale procedura si pone in un’ottica di approccio multidisciplinare che consente alle figure istituzionali, coinvolte nella gestione della sicurezza, di confrontarsi sulla base di una metodologia comune.

Fattori umani e organizzativi
CIFI e SIPLO sono stati partner organizzativi del webinar SGS delle Ferrovie: fattori umani ed organizzativi. Focus del webinar è stato il controllo efficiente del rischio ferroviario, che può essere raggiunto solo attraverso un processo che riunisce tre dimensioni: componente tecnica, umana e organizzativa
Oltre a Siplo, partner dell’iniziativa sono stati ANSFISA – RFI – ENAV e con la partecipazione straordinaria di ERA, Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie.